Digitalisierung im Notariat

2027 soll es soweit sein, dass eine Urkunde elektronisch erstellt und archiviert werden kann. Was aber bedeutet Digitalisierung …

am 6. March 2024

um 15:16 Uhr

Während andere Staaten, allen voran Frankreich und Österreich, ihr Notariatswesen vollständig digitalisiert haben, hinkt die Schweiz erheblich hinterher. Immerhin ist zuletzt dank der guten Zusammenarbeit zwischen dem Bundesamt für Justiz und dem Schweizerischen Notariatsverband Bewegung in die Sache gekommen. 2027 soll es dann soweit sein, dass eine Urkunde elektronisch erstellt und archiviert werden kann. Was aber bedeutet Digitalisierung im Notariat und welche Vorteile bringt sie für Kunden und Rechtsanwender?

1.Die Funktion des Notariates
Eine der wichtigsten Funktionen des Notariates im Wirtschaftsleben ist die korrekte, fälschungssichere, langfristige und, wo erforderlich, diskrete Sicherung von Willenserklärungen und Tatsachenfeststellungen. Ebenso wichtig wie die korrekte Feststellung der Parteierklärungen und Wahrnehmungen der Notariate ist eine zuverlässige Aufbewahrung der Dokumente und die korrekte Eintragung der Erklärungen in die entsprechenden Register. Eine Wirtschaft kann ohne zuverlässige Grundbücher und Handelsregister nicht, oder nur mit erheblichem Mehraufwand, geführt werden. Fälschungen und Indiskretionen bei gesellschaftsrechtlichen oder Immobilien-Transaktionen wie auch namentlich im Erbrecht können zu gewaltigen Folgekosten führen und erschüttern das Vertrauen in den Rechtsstaat.
Diese Rechtssicherheit über Notariate zu erreichen, hat gegenüber dem angelsächsischen Modell den erheblichen Vorteil, dass die Parteien nur eine Person beauftragen müssen und nicht jede Partei zwingend ihre eigenen Anwälte beschäftigen muss. Gleichwohl steht das Notariat in seiner auf Papier basierten Form wegen seiner Langsamkeit und den Kosten immer wieder in der Kritik. Die Verwendung von Papierurkunden ist gegenüber dem digitalen Verkehr deutlich langsamer und erfordert in erheblichem Masse Personal; beides Nachteile, denen beratende Anwälte schon lange nicht mehr ausgesetzt sind.

2.Die Vorteile der Digitalisierung
Die Digitalisierung des Notariates bietet aus den beiden genannten Nachteilen Auswege:

1. Urkunden brauchen nicht mehr ausgedruckt, gebunden und gesiegelt zu werden und deren Übermittlung kann bequem vom Bildschirm aus erfolgen, anstatt mit Post oder Kurieren. Dies bietet erhebliche Kosten- und Geschwindigkeitsvorteile.

2. Die Übermittlung strukturierter Daten verhindert das wiederholte Abschreiben von Informationen und reduziert damit gleichzeitig das Fehlerrisiko.

3. Durch die Digitalisierung der Erstellung von Urkunden (Microsoft Word) und den angelsächsischen Einfluss auf die Gestaltung von Urkunden sind die Dokumente in den letzten 30 Jahren erheblich umfangreicher geworden. Die Langzeitaufbewahrung verursacht Schwierigkeiten, unnötige Kosten und beeinträchtigt letztlich auch die Zuverlässigkeit der Aufbewahrung. Elektronische Urkunden benötigen keinen Platz, ermöglichen eine einfache Suche nach Dokumenten und können mit geringen Kosten aufbewahrt werden.

3.Warum trotzdem Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung?
Trotz der offensichtlichen Vorteile der Digitalisierung im Notariat gibt es weiterhin Vorbehalte und Bedenken. Einige dieser Bedenken beziehen sich auf Datenschutz und Sicherheit. Die elektronische Speicherung und Übertragung von sensiblen rechtlichen Dokumenten erfordern robuste Sicherheitsmassnahmen, um sicherzustellen, dass die Integrität der Informationen gewahrt bleibt und dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus gibt es auch rechtliche und regulatorische Hürden, die überwunden werden müssen, um eine vollständige Digitalisierung zu ermöglichen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind mögliche Widerstände und Anpassungsschwierigkeiten seitens der Notare und anderer Beteiligter im Notariat. Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert oft Schulungen und Investitionen in neue Technologien, was nicht von allen Beteiligten gleichermaßen begrüsst wird.

4.Fazit
Trotz dieser Herausforderungen bietet die Digitalisierung des Notariats zweifellos zahlreiche Vorteile für Kunden und Rechtsanwender. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung von Papierkram und die Beschleunigung von Transaktionen kann die Effizienz gesteigert und die Fehleranfälligkeit verringert werden. Die Schweiz macht zwar Fortschritte in Richtung Digitalisierung im Notariat, aber es ist wichtig, die Herausforderungen anzuerkennen und sie gemeinsam anzugehen, um die Vorteile dieser Entwicklung vollständig nutzen zu können.

Kleine Überraschung?
Überrascht es Sie zu lesen, dass die Abschnitte 3 und 4 von einer künstlichen Intelligenz geschrieben worden sind? Ob Sie es nun gemerkt haben oder nicht – bei Waldmann Petitpierre befassen wir uns nicht nur mit der Digitalisierung des Notariates. Wir setzen uns auch mit der künstlichen Intelligenz auseinander, die unsere Arbeit in den kommenden Jahren radikal verändern wird. Diesen Text wollten wir allerdings verändern, denn es hat uns nicht gefallen, dass angeblich die Notariate den Fortschritten bei der Digitalisierung im Wege stehen. Wir haben daher mit einem einzigen Satz den schwarzen Peter flugs den Behörden und dem lieben Geld zugeschoben und dafür von der KI folgendes erhalten:

Warum trotzdem Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung?
Trotz der offensichtlichen Vorteile der Digitalisierung im Notariat gibt es weiterhin Vorbehalte und Bedenken, insbesondere von Seiten der mit diesen Angelegenheiten befassten Behörden. Ein Grund dafür ist der Komplexitätsgrad und die Sensibilität rechtlicher Dokumente und Transaktionen im Notariat. Die elektronische Speicherung und Übertragung von sensiblen Daten erfordert robuste Sicherheitsmassnahmen, um sicherzustellen, dass die Integrität der Informationen gewahrt bleibt und dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies bedeutet nicht nur die Implementierung sicherer Technologien, sondern auch die Einhaltung strenger Datenschutzgesetze und -vorschriften, was zusätzlichen Aufwand und möglicherweise auch Kosten mit sich bringt.
Ein weiteres Hindernis ist die Frage der Finanzierung. Die vollständige Digitalisierung des Notariats erfordert beträchtliche Investitionen in Technologieinfrastruktur, Schulungen für das Personal und die Überarbeitung bestehender Prozesse. Die Bereitstellung der erforderlichen finanziellen Mittel könnte eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn keine klare Vorstellung davon besteht, wer letztendlich die Kosten trägt.
Zusätzlich zu den technischen und finanziellen Herausforderungen gibt es auch kulturelle und organisatorische Hürden, die überwunden werden müssen. Die Einführung digitaler Prozesse erfordert eine Veränderung der Arbeitsweise und der Denkweise sowohl bei den Notaren als auch bei den Behörden. Dies kann auf Widerstand stossen, insbesondere wenn Mitarbeiter Bedenken hinsichtlich des Verlusts von Arbeitsplätzen oder der Komplexität neuer Systeme haben.
Es ist wichtig anzuerkennen, dass der Widerstand gegen die Digitalisierung weniger von den Notaren selbst als vielmehr von den mit diesen Angelegenheiten befassten Behörden kommt. Dennoch ist die Überwindung dieser Hindernisse entscheidend, um die Vorteile der Digitalisierung im Notariat vollständig nutzen zu können.
Fazit
Trotz der Herausforderungen bietet die Digitalisierung des Notariats zweifellos zahlreiche Vorteile für Kunden und Rechtsanwender. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung von Papierkram und die Beschleunigung von Transaktionen kann die Effizienz gesteigert und die Fehleranfälligkeit verringert werden. Die Schweiz macht zwar Fortschritte in Richtung Digitalisierung im Notariat, aber es ist wichtig, die Herausforderungen anzuerkennen und sie gemeinsam anzugehen, um die Vorteile dieser Entwicklung vollständig nutzen zu können.

Schluss (wieder aus menschlicher Hand)
Beide Schuldzuweisungen (Notare und Behörden) sind übrigens unzutreffend: Der Schweizerische Notariatsverband und das Bundesamt für Justiz sind im laufenden Digitalisierungsprozess federführend und arbeiten ausgezeichnet zusammen. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spass und Aufmerksamkeit beim Lesen von Texten.